Er erledigt alle im Ortsverband anfallenden Verwaltungsarbeiten und unterstützt Ortsbeauftragten, Ortsverbandsstab und Einheitsführer bei administrativen Aufgaben. Bei Einsätzen übernimmt der Verwaltungsbeauftragte, nach Weisung eine Stabsfunktion in dem Leitungs- und Koordinierungsstab auf Ortsverbandsebene. 

Zu seinen Aufgaben gehören originär die Verwaltung der Helferakten- und Daten zum Beispiel im THW internen Verwaltungsprogramm (THWin) sowie das Führen von Personalstands- und Anwesenheitslisten. Die Eintragung und Prüfung der Übungs-, Ausbildungs- und Einsatzstunden der Helfer*innen erfolgt über den Verwaltungsbeauftragten. In Zusammenarbeit mit dem Ausbildungsbeauftragten erstellt er Lehrgangsmeldungen und Dokumentationen und sichert somit den Überblick über den Ausbildungsstand der Helfer*innen.

Der Ortsbeauftragte und sein Stellvertretender werden durch den Verwaltungsbeauftragten bei Schriftverkehr mit der THW-Leitung, der Regionalstellen sowie Verwaltung von internen Vorgängen und seinem Mitwirken bei allgemeinen Berichtserstattungen, unterstützt. Durch seinen Rundumeinblick und Mitwirken in den einzelnen verwaltungstechnischen Aufgabenbereichen eines Ortsverbandes, kann er Statistiken zum Ortsverband aufstellen und auswerten und somit Informationen für die Führung des Verbandes aber auch für den Ausbildungsbeauftragen, die Beauftragte für Öffentlichkeitsarbeit oder die Zugführung im Ortsverband darstellen und ist damit an der Weiterentwicklung des Ortsverbandes beteiligt.